Case studies
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LexHub GmbH ("re:fund")
Stand: Februar 2026
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO ist:
Unternehmen: LexHub GmbH ("re:fund")
Adresse: Wadzeckstraße 4, 10178 Berlin
Vertretungsberechtigt: Marten Pieper
E-Mail: info@letsrefund.de
Impressum Link: letsrefund.de/impressum
Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich sowie entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG). Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website und Plattform sowie über Ihre Rechte als betroffene Person.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur auf Basis einer der folgenden Rechtsgrundlagen:
Beim Aufruf unserer Website speichert der Hosting-Anbieter automatisch sogenannte Server-Logfiles. Dazu gehören Browser-Typ, Betriebssystem, Referrer-URL, IP-Adresse, Zugriffszeit und aufgerufene Seiten. Diese Daten dienen der technischen Sicherstellung des Betriebs und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an stabilem Betrieb)
Speicherdauer: In der Regel 7-14 Tage
Wenn Sie uns per E-Mail (info@letsrefund.de) kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
Speicherdauer: Bis zur abschließenden Bearbeitung, danach nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (ggf. 6-10 Jahre nach HGB/AO)
Anbieter: Calendly LLC, 1315 Peachtree St NE, Atlanta, GA 30309, USA
Zweck: Online-Terminbuchung und -verwaltung
Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, gewählter Termin, Nachricht
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung / vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Drittlandübermittlung: USA; Absicherung durch EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO; AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen
Speicherdauer: Für die Dauer der Terminabwicklung
Datenschutzerklärung des Anbieters
Zur Erbringung unserer vertraglichen Leistungen verarbeiten wir die für die jeweilige Leistung erforderlichen Daten unserer Kunden und Nutzer.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Speicherdauer: Dauer des Vertragsverhältnisses sowie gesetzliche Aufbewahrungsfristen (Buchungsbelege: 8 Jahre gem. § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB i.V.m. BEG IV; Jahresabschlüsse: 10 Jahre gem. § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB)
Unsere Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am „https://" in der Adresszeile und dem Schloss-Symbol im Browser.
Unsere Website verwendet Cookies. Technisch notwendige Cookies werden auf Basis von § 25 Abs. 2 TDDDG ohne Einwilligung gesetzt. Für alle weiteren Cookies (Analyse, Marketing) holen wir Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen (Link im Footer) widerrufen.
Anbieter: Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark
Zweck: Einholung, Verwaltung und Dokumentation von Cookie-Einwilligungen gemäß § 25 TDDDG und DSGVO
Verarbeitete Daten: Technisch notwendiger Consent-Cookie (keine personenbezogenen Daten)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
Drittlandübermittlung: Keine Übermittlung in Drittländer
Speicherdauer: 12 Monate
Datenschutzerklärung des Anbieters
Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
Zweck: Webanalyse zur Auswertung von Nutzerverhalten und Optimierung unserer Website
Verarbeitete Daten: IP-Adresse (anonymisiert), Seitenaufrufe, Verweildauer, Browser-/Geräteinformationen, Interaktionen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung); § 25 Abs. 1 TDDDG für Cookie-Setzung
Drittlandübermittlung: USA; Absicherung durch SCCs und EU-US Data Privacy Framework; AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen
Speicherdauer: 14 Monate (dann automatische Löschung durch Google)
Datenschutzerklärung des Anbieters
Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
Zweck: Verwaltung von Website-Tags über eine zentrale Oberfläche; der Tag Manager selbst setzt keine Cookies und erfasst keine personenbezogenen Daten
Verarbeitete Daten: Keine eigenständige Datenerhebung; steuert andere Tags aus
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über Consent-Tool)
Drittlandübermittlung: USA; Absicherung durch SCCs
Speicherdauer: Keine eigenständige Speicherung
Datenschutzerklärung des Anbieters
Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
Zweck: Einheitliche Darstellung von Schriftarten auf der Website
Verarbeitete Daten: IP-Adresse (wird beim Laden der Schriftarten an Google-Server übermittelt)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung); Einwilligung wird über Cookie-Banner eingeholt
Drittlandübermittlung: USA; Absicherung durch SCCs
Speicherdauer: Keine eigenständige Speicherung durch LexHub
Datenschutzerklärung des Anbieters
Anbieter: Hotjar Ltd., Dragonara Business Centre, 5th Floor, Dragonara Road, Paceville St Julian's STJ 3141, Malta
Zweck: Analyse von Nutzerverhalten (Heatmaps, Sitzungsaufzeichnungen, Feedback-Umfragen) zur Verbesserung der Nutzererfahrung
Verarbeitete Daten: IP-Adresse (anonymisiert), Gerätetyp, Bildschirmauflösung, Browserinformationen, geografische Herkunft, Datum und Uhrzeit, Mausbewegungen, Klicks, Scrolltiefe
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung); § 25 Abs. 1 TDDDG für Cookie-Setzung; AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen
Drittlandübermittlung: Daten werden auf Servern innerhalb der EU gespeichert
Speicherdauer: Maximal 365 Tage
Datenschutzerklärung des Anbieters
Opt-Out
Anbieter: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland
Zweck: Analyse der Website-Nutzung, Conversion-Tracking für LinkedIn-Werbekampagnen und Retargeting
Verarbeitete Daten: IP-Adresse, Geräte- und Browserdaten, Seitenaufrufe, Interaktionen; Cookie-Gültigkeit: 90 Tage
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung); § 25 Abs. 1 TDDDG; AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen
Drittlandübermittlung: USA; Absicherung durch SCCs und EU-US Data Privacy Framework
Speicherdauer: Aggregierte, anonymisierte Auswertungen; kein Personenbezug für LexHub
Datenschutzerklärung des Anbieters
Opt-Out
Wir unterhalten ein Unternehmensprofil auf LinkedIn. Bei Interaktion mit unserem Profil (Besuche, Kommentare, Nachrichten) werden personenbezogene Daten durch LinkedIn verarbeitet. Zwischen uns und LinkedIn besteht ggf. eine gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Öffentlichkeitsarbeit)
LinkedIn Datenschutzerklärung
Für interne und externe Kommunikation sowie die Zusammenarbeit mit Kunden nutzen wir folgende Cloud-Dienste:
Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
Zweck: E-Mail (Gmail), Dokumentenverwaltung (Google Drive, Docs, Sheets), Videokonferenzen (Google Meet), Kommunikation (Google Chat), Terminverwaltung (Google Kalender)
Verarbeitete Daten: Kommunikationsinhalte (E-Mails, Chats, Videokonferenzen), Kontaktdaten, Dokumente, technische Verbindungsdaten
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen
Drittlandübermittlung: Primär EU-Rechenzentren; USA-Übermittlung möglich; Absicherung durch SCCs und EU-US Data Privacy Framework
Speicherdauer: Für die Dauer der Geschäftsbeziehung, danach gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Datenschutzerklärung des Anbieters
Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland
Zweck: E-Mail (Outlook), Kommunikation und Videokonferenzen (Teams), Cloud-Speicher (OneDrive, SharePoint), Office-Anwendungen
Verarbeitete Daten: Kommunikationsinhalte (E-Mails, Chats, Videokonferenzen), Kontaktdaten, Dokumente, technische Verbindungsdaten
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen
Drittlandübermittlung: Primär EU-Rechenzentren; USA-Übermittlung möglich; Absicherung durch SCCs und EU-US Data Privacy Framework
Speicherdauer: Für die Dauer der Geschäftsbeziehung, danach gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Datenschutzerklärung des Anbieters
Anbieter: Notion Labs, Inc., 2300 Harrison Street, San Francisco, CA 94110, USA
Zweck: Dokumentenverwaltung, Aufgabenplanung, Wissensmanagement und interne Kollaboration
Verarbeitete Daten: Nutzerdaten (Name, E-Mail), Projektdaten (Kommentare, Aufgaben, Notizen, Dateien), technische Informationen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Organisation); AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen
Drittlandübermittlung: USA; Absicherung durch SCCs und EU-US Data Privacy Framework
Speicherdauer: Für die Dauer der Nutzung, dann Löschung
Datenschutzerklärung des Anbieters
Anbieter: Webflow, Inc., 398 11th Street, Floor 2, San Francisco, CA 94103, USA
Zweck: Gestaltung, Erstellung und Hosting unserer Website
Verarbeitete Daten: IP-Adresse, technische Gerätedaten, Zeitstempel, aufgerufene Seiten
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an technisch sicherer Website) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen
Drittlandübermittlung: USA; Absicherung durch SCCs und EU-US Data Privacy Framework
Speicherdauer: Server-Logs: Standard-Aufbewahrung für technischen Betrieb
Datenschutzerklärung des Anbieters
Anbieter: Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
Zweck: Server-Infrastruktur, Cloud-Dienste, Web-/Datenbank-Hosting und Datensicherung
Verarbeitete Daten: IP-Adresse, Zugriffszeit, übertragene Datenmengen, Server-Logs
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen
Drittlandübermittlung: Keine; Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU
Speicherdauer: Nur so lange wie für den Betrieb oder gesetzliche Fristen erforderlich
Datenschutzerklärung des Anbieters
Anbieter: LexHub GmbH (,re:fund"), Wadzeckstraße 4, 10178 Berlin (Eigenentwicklung; kein externer Softwareanbieter)
Zweck: Bearbeitung, Verwaltung und Nachverfolgung von Antragsdaten (FUE-Anträge) im Rahmen der vertraglichen Leistungserbringung gegenüber unseren Kunden
Verarbeitete Daten: Name, Anschrift und Kontaktdaten der Antragsteller; Bankverbindungsdaten (IBAN, Kontoinhaber); Antrags- und Vorgangsdaten (Antragsstatus, Beträge, Fristen, interne Notizen); technische Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitstempel)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags mit dem Kunden bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter und nachvollziehbarer Antragsverwaltung)
Zugriff: Ausschließlich autorisierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der LexHub GmbH; kein Zugriff durch externe Dritte
Hosting: Die Plattform wird auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben (siehe Abschnitt 9.2); die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU.
Drittlandübermittlung: Keine; Verarbeitung ausschließlich innerhalb der EU
Speicherdauer: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses mit dem jeweiligen Kunden; danach nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gemäß HGB und AO (Buchungsbelege: 8 Jahre, § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB; Jahresabschlüsse: 10 Jahre, § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB)
Qonto agiert als eigenständig Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO - es findet keine Auftragsverarbeitung statt.
Anbieter: Olinda SAS (Qonto), 20 bis rue Bouvier, 75011 Paris, Frankreich
Zweck: Verwaltung des Geschäftskontos, Zahlungsabwicklung, Erstellung von Kontoauszügen
Verarbeitete Daten: Stammdaten (Name, Adresse, E-Mail, Kontoinhaber), Bank- und Transaktionsdaten (IBAN, Zahlungsbetrag, Verwendungszweck), Rechnungsdaten
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Drittlandübermittlung: Frankreich / EU; Verarbeitung auf Servern in Frankreich
Speicherdauer: Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre (§ 257 HGB); Buchungsbelege und Rechnungen: 8 Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, geändert durch BEG IV ab 01.01.2025)
Datenschutzerklärung des Anbieters
Anbieter: DATEV eG, Paumgartnerstraße 6-14, 90429 Nürnberg, Deutschland
Zweck: Buchführung, Belegarchivierung und Rechnungsverarbeitung
Verarbeitete Daten: Buchungs-, Rechnungs-, Beleg- und Kontaktdaten von Kunden, Lieferanten und ggf. Mitarbeitern
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten); AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen
Drittlandübermittlung: Keine; Verarbeitung ausschließlich in deutschen Rechenzentren
Speicherdauer: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (HGB, AO: bis 10 Jahre) Buchungsbelege und Rechnungen: 8 Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, geändert durch BEG IV ab 01.01.2025); Handelsbücher und Jahresabschlüsse: 10 Jahre (§ 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB)
Datenschutzerklärung des Anbieters
Anbieter: CleverLohn GmbH, Riesaer Straße 5, 01129 Dresden, Deutschland
Zweck: Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Personalverwaltung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Verarbeitete Daten: Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steuer-ID, Bankverbindung), Abrechnungsdaten (Arbeitszeiten, Gehalt, Sozialversicherungs- und Krankenkassendaten)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und sozialversicherungsrechtliche Pflichten); AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen
Drittlandübermittlung: Keine; Verarbeitung innerhalb der EU
Speicherdauer: Lohnsteuerunterlagen: 10 Jahre (§ 147 AO); SV-Unterlagen: bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres (§ 28f Abs. 1 SGB IV); Lohnkonto: 6 Jahre (§ 41 Abs. 1 S. 9 EStG)
Datenschutzerklärung des Anbieters
Anbieter: apilayer GmbH, Wiedner Hauptstraße 65, 1040 Wien, Österreich
Zweck: Elektronische Unterzeichnung, Verwaltung und Archivierung von Verträgen und rechtsverbindlichen Dokumenten
Verarbeitete Daten: Identifikations- und Kontaktdaten (Name, E-Mail, Telefon), Signaturdaten (Zeitstempel, digitale Signatur, IP-Adresse), ggf. Dokumenteninhalte
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen
Drittlandübermittlung: Primär EU-Rechenzentren; ggf. Übermittlung bei bestimmten Funktionen über SCCs abgesichert
Speicherdauer: Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre (§ 257 HGB); steuerrelevante Belege: 8 Jahre (§ 147 AO, geändert durch BEG IV ab 01.01.2025); Jahresabschlüsse: 10 Jahre (§ 257 HGB)
Datenschutzerklärung des Anbieters
Anbieter: IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland
Zweck: Revisionssichere, GOBD-konforme Archivierung geschäftlicher E-Mails gemäß HGB und AO
Verarbeitete Daten: Kommunikationsdaten aus E-Mails (Name, E-Mail-Adresse, Betreff, Nachrichteninhalt, Zeitstempel, Anhänge)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen
Drittlandübermittlung: Keine; Verarbeitung innerhalb der EU
Speicherdauer: Für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (HGB, AO)
Datenschutzerklärung des Anbieters
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. nach HGB oder AO) bestehen. Nach Wegfall des Zwecks oder Ablauf der Frist werden die Daten gelöscht oder gesperrt. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen:
Gemäß DSGVO (Kapitel III, Art. 15 ff.) stehen Ihnen folgende Rechte zu. Anfragen richten Sie bitte an: info@letsrefund.de
Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung für Sie haben. Sofern wir Marketing-Tools einsetzen, werden dabei aggregierte statistische Auswertungen erstellt, ohne dass individuelle automatisierte Entscheidungen getroffen werden.
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist in manchen Fällen gesetzlich (z.B. steuerrechtliche Vorschriften) oder vertraglich vorgeschrieben bzw. für den Vertragsabschluss erforderlich. Soweit dies zutrifft, weisen wir Sie im jeweiligen Kontext darauf hin. Wenn Sie die betreffenden Daten nicht bereitstellen, kann dies dazu führen, dass wir den Vertrag nicht abschließen oder unsere Leistungen nicht erbringen können.
Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung bei Änderungen unserer Datenverarbeitungsprozesse oder gesetzlichen Anforderungen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf unserer Website unter www.letsrefund.de/datenschutz.
Stand: Februar 2026
